Chilla, låt systemet göra jobbet

I del 1 av effektiv fältservice fokuserade vi på första och andra området nedan, initiering av ärende och förberedelse av ärende. Nu ska vi belysa återstående områden som är viktiga att tänka på vid val av fältservicelösning.

1. Initiering av ärende
2. Förberedelse av arbete
3. Planering & schemaläggning av resurser
4. Utförande av jobb
5. Uppföljning och fakturering

Prevas har lång och träffsäker erfarenhet inom underhållssystem och fältservice. Vi strävar efter långsiktiga partnerskap avseende både kund- och partnerrelationer. Nedan får ni ta del av våra tankar och erfarenheter tillsammans med inspel från en av våra partners, Björn Arvesen, specialiserad inom fältservice-tjänster (IFS). Björn delar med sig av kloka tips för att nå en komplett fältservice-lösning.

3. Planering & schemaläggning av resurser

När det kommer till planering och schemaläggning (schedulering) finns det förvånansvärt mycket tid och resurser att spara för många verksamheter. Vi anser att detta är det viktigaste området när det kommer till just besparingar och ökad hållbarhet. Om processen går att automatisera kommer ni att spara flera timmar per resurs och vecka, tid som organisationen kan lägga på annat. Flera leverantörer lovar bra planering och schemaläggning i sina system, väljer ni en smart och kraftfull lösning så kommer ni märka hur snabbt ni kan spara tid och öka ert hållbarhetsfokus. Ställ höga krav, det kommer det löna sig genom kortare återbetalningstid på er investering!

Visst du att redan vid 5 arbetsorder och 3 tekniker skapas 100-tals kombinationer för körväg och tilldelning/prioritering. Om ni till exempel har 5 tekniker + 30 arbetsorder aktiva så blir det i princip omöjligt för en mänsklig hjärna att räkna ut bästa tilldelning och körordning. Adderar vi ytterligare attribut såsom tillgänglighet av delar, kompetenskrav, prioriteringar, avtal med mera, ökar komplexiteten ytterligare. Genom att använda er av en marknadsledande lösning för planering och schemaläggning låter ni systemet göra jobbet ”på riktigt”. Planerarens roll blir istället att stötta systemet när datorn inte kommer vidare med svåra beslut.

”Om ni får ner den manuella planeringen med några procent så blir det enorma skillnader till er fördel. Utifrån smart planerings- och schemaläggningsfunktion når er verksamhet era hållbarhetsmål, besparingsmål och affärsmål enbart tack vare detta steg av fältservice-processen.”

Anta utmaningen att skicka data från tusentals olika arbetsorder till oss så visar vi hur bra en smart planeringsmotor schemalägger jobben, helt automatiserat! På så sätt bevisar vi hur er verksamhet kan få in ytterligare jobb extra per tekniker. Ni når enklare era SLAer och maximerar nyttjandegraden av era resurser. Här vinner ni även en stark fördel gentemot konkurrenter.

- IFS:s lösning har den mest sofistikerade planeringsmotorn på marknaden. Motorn utgörs av ett stort antal algoritmer som arbetar i harmoni för att lösa extremt komplexa problem på kort tid. Den kan allokera tusentals arbetsorder på endast ett par sekunder och samtidigt ta hänsyn till de kompetenskrav, regionsuppdelningar, prioriteter osv som reflekterar kundens unika verksamhet, menar Björn Arvesen. Anledningen till att motorn behöver vara så kraftfull är att till skillnad från andra produkter på marknaden så optimerar IFS:s lösning hela tiden, i realtid. Detta sker varje gång ny händelse inträffar (nya jobb kommer in, någon blir sjuk, jobb försenas, fler reservdelar används än förväntats osv). Det betyder att er organisation alltid håller systemet öppet för ständiga förbättringar för era dagliga jobb och ett schema som fångar högsta möjliga värde genom att i realtid återspegla verkligheten ute på fältet.

4. Utförande av arbetsorder i fält

Utförandesteget är viktigt utifrån användarperspektivet. På Prevas har vi många års erfarenhet av implementering av olika fältservicesystem hos olika bolag och en sak är gemensam – det är svårt att nå hela vägen med en lyckad utrullning och implementering om inte slutanvändarna gillar lösningen!

Om slutanvändarna gillar lösningen så kommer organisationsutvecklingen och implementeringsresan både gå snabbare och vara mindre smärtsam. En användarvänlig lösning som både är lätt att förstå och att använda, där tekniker själva kan välja om de vill arbeta med en surfplatta eller mobiltelefon ger fler nöjda tekniker och därmed skapas också större arbetsglädje.

Vidare finns det plattformar där flera tekniker kan hjälpas åt och lösa problem tillsammans. Till exempel kan en tekniker sitta på kontoret och hjälpa en kollega på fält. På så sätt får ni en helt annan möjlighet att dela kunskap och kompetens mellan tekniker utan att behöva utföra jobbet på plats. Detta skapar grund för bättre arbetsmiljö och teamkänsla för era kollegor, samtidigt som fler ärenden blir lösta. Dessutom blir ni en attraktiv arbetsgivare i framkant där utförandet blir enkelt och intuitivt för era tekniker. Enkla lösningar minskar administrationstiden hos teknikerna och ger möjlighet att lägga mer tid på att skapa nytta för era kunder genom teamet snarare än individen.

”En tekniker vill ha ett enkelt gränssnitt där endast relevant information finns med. I en bra lösning slipper man se onödig information och får kontinuerligt stöd i sin avrapportering. Kan man dessutom hjälpa varandra från olika platser så blir fler ärenden lösta vid första besöket!”

IFS:s lösning erbjuder ett enkelt och arbetsflödes-baserat gränssnitt för teknikerna, tillgängligt både i en lokal applikation och i ett webbgränssnitt. Teknikerna trycker sig enkelt igenom olika vyer för att rapportera tid, material, utlägg med mera. Arbetsflödena genereras dynamiskt, beroende på t.ex. arbetstyp, kontrakt eller kund och säkerställer därmed att varken för mycket eller för lite information fångas. Teknikerna kan även se status över lager och logistik samt vilka andra teknikerkollegor finns i närheten om man behöver låna material etcetera.

Det finns även en inbyggd s.k. ”Remote Assistance” där en tekniker får möjlighet att, via mobila lösningen, starta ett samtal med en back-office-expert, en annan teknikerkollega eller båda två i samma samtal (flera personer samtidigt i samtalet). Via lösningen kan användarna annotera, rita och dela dokument via skärmen. Lösningen drar nytta av AR-teknologi (augmented reality = förstärkt verklighet). På så sätt kan en expert som befinner sig på en annan plats visa tekniker hur ett problem ska lösas genom att emulera händer eller verktyg på teknikerns skärm. Funktionaliteten kan även användas för att hjälpa era kunder att själva lösa enklare problem med hjälp av en expert, utan att fysiskt närvara. Era kunder får då problemet avhjälpt snabbare och ni slipper skicka ut resurser.

Under det senaste pandemiåret, och de utmaningar som det har medfört för diverse verksamheter, har användningen av den här lösningen ökat explosionsartat. Det har öppnat ögonen för många underhållsleverantörer där körtid på maskinerna är av högsta vikt och kvalificerad service kompetens måste vara ständigt tillgänglig, menar Björn Arvesen.

5. Uppföljning och fakturering

Att kunna genomföra snabb fakturering efter avslutat jobb är positivt för kassaflödet. Många bolag sliter med att få in underlag från tekniker för att kunna skicka fakturan för utfört jobb. I en bra plattform, med lösning för snabb fakturering, kan ni fakturera i samma stund som jobbet slutförts. Med några knapptryck och digitalt godkännande från er kund är fakturan på väg.

Det sista steget i en fältserviceprocess, som lätt glöms bort, är analys och uppföljning. Ett viktigt steg om er verksamhet ska växa och ständigt hitta förbättringar. Oavsett val av system så är vår erfarenhet att mål- och nyckeltalsuppföljning är en viktig faktor för att kunna utveckla organisationen på rätt sätt i syfte att bli snabbare, starkare och snällare.

Analysdelen i IFS:s lösning är välutvecklad. Lösningen har ett dashboard-ramverk som bygger på interaktiva vyer där er verksamhet får skräddarsydd information till olika roller såsom ni själva väljer att sätta upp i systemet. Styrkan med lösningen är att informationen uppdateras i realtid och att det går att ta operativa handlingar direkt ifrån dashboarden, vilket minskar tiden mellan insikt och åtgärd signifikant. Förutom ett stort antal medföljande dashboards, finns systemets samtliga tabeller tillgängliga för visualisering och ni kan enkelt följa upp hur ni levererar mot era SLAer, logistik eller andra finansiella uppföljningar som skapar just era framgångsfaktorer och affärer, enligt Björn.

Till er hjälp har systemet redan laddats med ett stort bibliotek av Rest-API:er. Det underlättar integrationsarbetet till era befintliga lösningar samt positioneringen av service management systemet som essentiell och harmonisk medspelare i ert systemlandskap.

Hur kan Prevas hjälpa er att nå nästa nivå?

Genom vår erfarenhet inom service och underhåll, och en lösning som stöttar hela ert service-flöde, får ni bästa möjliga kombination. Vågar ni anta utmaningen att skicka några faktiska arbetsordrar till oss så att vi kan visa hur effektiva ni kan bli?

Sugen på att veta mer om hur Prevas kan hjälpa er organisation att lyfta till nästa nivå? Hör av er så bjuder vi på en fika samtidigt som vi pratar om vilka nyttor ni kan skapa med smart och effektiv fältservice hos er. Vågar du låta bli?

Kontakta oss för att diskutera era specifika behov och utmaningar.
Amrish Kubavat
Affärsutvecklare med ansvar för fältservice (FSM) på Prevas
Tel: +46 (0)721 71 76 82, E-mail